Outlook Arsip 2026 sebagai Upaya Penguatan Tata Kelola Arsip Bawaslu Jatim

Bawaslu Provinsi Jawa Timur menggelar kegiatan Outlook Arsip 2026 dengan tema “Menjaga Warisan, Membangun Masa Depan” secara daring melalui Zoom Meeting, Selasa (6/1/2026). Kegiatan ini diikuti oleh jajaran Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur, termasuk Bawaslu Kabupaten Bondowoso melalui Bagian SDM dan Organisasi.

Kegiatan yang difasilitasi oleh Bagian Kearsipan Bawaslu Provinsi Jawa Timur tersebut bertujuan untuk menyamakan persepsi serta memantapkan rencana kerja pengelolaan arsip tahun 2026, khususnya terkait pengajuan pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Sebagai narasumber, Alaika Sa’dullah dari Bagian Kearsipan Bawaslu Jawa Timur menyampaikan bahwa fokus utama pengelolaan arsip pada tahun 2026 diarahkan pada pemilahan arsip aktif dan arsip inaktif, serta penataan arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan.

“Apabila arsip yang dimusnahkan berasal dari divisi tertentu, maka divisi tersebut wajib terlibat langsung dalam proses pemusnahan dan menandatangani berita acara sebagai saksi, bersama perwakilan dari divisi hukum,” jelas Alaika.

Lebih lanjut disampaikan, arsip yang dapat dimusnahkan meliputi arsip kepegawaian PNS/ASN hingga tahun 2016 ke belakang, arsip keuangan inaktif delapan tahun ke belakang, serta arsip partisipasi masyarakat (parmas). Sementara itu, arsip yang berkaitan dengan Penanganan Pelanggaran (PP) dan Pengawasan bersifat permanen dan tidak dapat dimusnahkan.

Selain itu, arsip permanen juga mencakup berkas Ketua dan Anggota Bawaslu hingga tingkat kabupaten/kota. Adapun berkas pendaftaran Panwascam termasuk arsip yang dapat dimusnahkan sesuai ketentuan yang berlaku.

Alaika menambahkan bahwa seluruh surat masuk yang akan diusulkan pemusnahan wajib dimasukkan ke dalam Daftar Arsip Usulan Musnah (DAUM) yang telah dilengkapi kolom dan tabel pendukung. Setiap satuan kerja juga diwajibkan melaporkan arsip aktif dan inaktif setiap enam bulan sekali, serta memindahkan arsip inaktif ke Bawaslu Provinsi Jawa Timur setiap satu tahun sekali dengan disertai tanda terima.