Bawaslu Bondowoso Gelar Sosialisasi Pengelolaan Arsip bagi Unit Pengolah

Bawaslu Kabupaten Bondowoso menggelar kegiatan Sosialisasi Pengelolaan Arsip bagi Unit Pengolah yang dilaksanakan di ruang rapat lantai 1 Kantor Bawaslu Bondowoso, Jalan Santawi. Kegiatan ini bertujuan untuk memperkuat tata kelola kearsipan serta meningkatkan tertib administrasi di lingkungan sekretariat.

Kegiatan dipimpin langsung oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Bondowoso, Sri Utami. Dalam arahannya, Utami menegaskan bahwa sistem pengelolaan arsip kini tidak lagi terpusat, melainkan menjadi tanggung jawab masing-masing unit pengolah.

“Teman-teman, setiap surat yang dibuat maupun diterima harus diarsipkan dan diinput secara mandiri oleh masing-masing pengelola di setiap divisi. Mulai dari tanggal pembuatan, judul surat, hingga kode klasifikasinya wajib diisi dengan lengkap,” tegas Utami.

Ia menjelaskan bahwa arsip aktif tetap dikelola oleh unit masing-masing dan tidak perlu disetorkan, sedangkan arsip inaktif akan diserahkan pada akhir tahun kepada pengelola arsip untuk dilakukan penataan lebih lanjut. Mekanisme ini dilakukan untuk mempermudah proses inventarisasi dan pencarian dokumen apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Utami juga menekankan pentingnya kedisiplinan dalam penginputan data arsip. Menurutnya, selama ini masih ditemukan surat yang sudah beredar di grup divisi namun tidak diteruskan atau tidak diinput ke dalam sistem kearsipan. Hal tersebut berpotensi menyebabkan dokumen tidak terdokumentasi dengan baik.

“Jika ada surat masuk yang sudah didisposisi ke divisi masing-masing, jangan lupa tetap mengirimkan dan melaporkan kepada pengelola arsip untuk dicatat. Surat yang masih dalam proses disposisi juga wajib disampaikan,” tambahnya.

Dalam sesi praktik, peserta diarahkan untuk langsung mengisi format klasifikasi arsip yang telah disiapkan, meliputi nomor, kode klasifikasi, uraian, tanggal, serta keterangan lainnya. Ke depan, pengelolaan arsip akan disesuaikan dengan nomenklatur masing-masing divisi agar lebih spesifik dan mudah ditelusuri.

Melalui sosialisasi ini, diharapkan seluruh unit pengolah di lingkungan Bawaslu Bondowoso semakin tertib dalam pengelolaan arsip, sehingga mendukung tata kelola administrasi yang profesional, akuntabel, dan transparan.